Les réunions de travail sont terribles. Voici comment les améliorer.

Lorsque nous essayons de comprendre pourquoi les réunions sont si difficiles, il peut être utile d’utiliser l’analogie de nos pêcheries qui s’épuisent rapidement. Les pêcheurs n’ont pas vraiment envie de cesser de pêcher, et les pays ne peuvent pas vraiment se mettre d’accord sur qui devrait être responsable des poissons qui relèvent de leur juridiction. Et donc, personne ne fait beaucoup pour améliorer la situation, probablement en privant les générations futures de la possibilité de croquer les rouleaux de thon épicés et les espadons grillés dont nous avons profité en si grande abondance.

La culture entourant les réunions en milieu de travail souffre d'un problème similaire. Alors que la plupart des réunions ont un chef de facto, une personne qui dirige le spectacle, ce n'est jamais son rôle de "savoir comment organiser de bonnes réunions." Les gens ont également accepté l'état actuel des choses comme inévitable: nous savons que les réunions sont nulles, elles " On a toujours craint, alors pourquoi perdre du temps à essayer de les améliorer? En conséquence, ils ont continué à respecter nos horaires dans une sorte de tragédie des gens du travail.

«C’est un environnement considéré comme acquis», a déclaré Joseph Allen, professeur de psychologie industrielle et organisationnelle à l’Université du Nebraska à Omaha. Inverse. «Nous savons que nous devons les avoir mais nous ne mettons pas beaucoup d’énergie derrière eux. Et à moins que tous les participants à la réunion s’efforcent d’améliorer la situation, cela ne changera pas… et c’est étrange que l’on essaie de l’améliorer. »

À mesure que notre capacité à communiquer les uns avec les autres s'est améliorée au fil des ans, le temps que nous passons coincé dans les réunions a augmenté de façon ironique. Les employés consacrent actuellement en moyenne 23 heures par semaine aux réunions, contre moins de 10 heures dans les années 1960. Soixante et onze pour cent des cadres supérieurs interrogés dans une étude récente citée par le revue de Harvard business ont déclaré avoir trouvé les réunions inefficaces et improductives. Presque aussi nombreux ont déclaré que ces réunions les empêchaient également de faire leur travail. M. Allen, qui, avec des collègues de l’Université Clemson, a récemment achevé un examen complet de près de 200 articles de recherche sur les réunions, a déclaré que cela prenait trop de temps. Leurs résultats ont été récemment publiés dans la revue Directions actuelles en sciences psychologiques.

Le fait que les réunions soient souvent agaçantes ou inutiles ne veut pas dire qu’elles sont inutiles.

«Nous devons amener les gens avec des informations différentes sur le problème à se réunir et à trouver une solution, espérons-le, innovante et créative», déclare Allen Inverse. «Les réunions nous permettent de collaborer, nous aident à obtenir les ressources dont nous avons besoin pour un projet, à prendre des décisions. Ils sont vraiment très importants. Mais nous devons faire très attention à la surutilisation."

Un autre problème avec les réunions est que, malgré leur frustration et leur caractère essentiel, elles ne sont en fait pas si bien étudiées. Pour son examen sur le sujet, Allen et son équipe ont examiné chaque Ils ont trouvé un article écrit depuis 2006, soit un peu moins de 200. Cela peut sembler beaucoup, mais quand on sait que plus de 1 000 articles ont été publiés sur le thème du leadership depuis l'année dernière seul, et vous commencez à vous rendre compte qu’en réalité, nous ne savons pas vraiment comment organiser une bonne réunion comme nous le devrions probablement.

Heureusement, les quelque 200 études que Allen et son équipe ont examinées fait donner des conseils sur la manière d’améliorer un peu les réunions.

Embrasser la courtoisie Inviter

Selon Allen, des études suggèrent que nous devrions utiliser davantage une invitation de courtoisie. L’un des plus gros problèmes avec les réunions est en réalité né de bonnes intentions; nous avons tendance à inviter trop de gens qui n’ont pas besoin d’être là. Les participants inattentifs et ennuyés rencontrent du poison, mais vous ne souhaitez pas non plus exclure quelqu'un qui pourrait avoir une raison plus nuancée ou surprenante de vouloir rester dans la salle. Pour résoudre ce problème, Allen suggère d’adhérer à l’invitation de courtoisie: une invitation dans laquelle vous reconnaissez très explicitement que vous ne les invitez que par courtoisie et qu’ils peuvent probablement la sauter. Les gens aiment sauter des réunions.

Tuer le rapport de situation

Il y a tout un genre de réunions qui sont incroyablement courantes et qui ne servent pas à quoi que ce soit, a déclaré Allen: le rapport à la ronde "voici ce que tout le monde prépare", un rapport de situation dans lequel les gens tournent en cercle et expliquent ce qu'ils font. partager les progrès d’un projet donné. Ce type d’information devrait être partagé électroniquement, et convoquer tout le monde pour le verbaliser est une perte de temps. Comme l’a résumé succinctement Allen: «À moins que cela soit lié à un projet, nous n’avons pas besoin de cette réunion."

Annulation des plaintes mais pas des blagues

Une fois la réunion commencée, les conclusions d'Allen suggèrent qu'il est en fait assez important de créer un espace pour l'humour. Le rire aide à attirer les gens dans la conversation, ce qui favorise la participation (ce qui est, au fond, l’intérêt d’avoir une réunion.) En revanche, Allen dit qu’il ya un très grand danger de se plaindre, ce qui peut paraître joli. inoffensif (“avez-vous voir le trafic sur 95 aujourd'hui? ”) mais peut promouvoir des sentiments de détachement et de désespoir.

Ne soyez pas en retard

Alors que les réunions où personne ne parle ou où une personne domine la conversation sont évidemment problématiques, M. Allen affirme que la recherche indique que le problème le plus insidieux avec les réunions est de loin le retard. «Être à l’heure» semble être un protocole assez évident, mais le ampleur Le fait qu’une personne qui n’a que six minutes de retard à une réunion puisse faire dérailler l’ensemble est en fait assez choquant. Une des études qu'Allen et son équipe ont examinée, par exemple, a tenté de trouver des différences dans les attitudes culturelles concernant le retard en Chine, au Chili, en Italie, aux États-Unis, en Allemagne et aux Pays-Bas. Ce sont toutes des cultures de travail très différentes, avec des valeurs différentes autour du travail, et l’équipe d’Allen espérait trouver des différences culturelles en termes d’importance de la ponctualité. Ils ne l’ont pas fait du tout.

«La frustration de se présenter tard aux réunions est assez constante», a déclaré Allen. «On pourrait penser que la culture du pays, leur vie à la maison, leur identité personnelle influenceraient leur évaluation de l’expérience des réunions, mais ce que nous avons découvert, c’est que parallèlement à la mondialisation de l’économie, une telle mondialisation a eu lieu. environnement de bureaux."

En ces temps de division et de polarisation, l’une des rares choses que nous avons tout Nous voulons tous que les gens respectent notre temps. Et quand vous êtes en retard, les gens ne restent pas assis à ne rien faire et se moquent de l'endroit où ils préfèrent être; ils cultivent aussi de mauvais sentiments non seulement à cette réunion, mais toutes les réunions qui sont à venir dans le futur. En d’autres termes, lorsque vous êtes en retard pour une réunion, vous ne faites pas que gâcher cette réunion pour les gens qui y vivent, mais vous contribuez également à ruiner leur conception même des réunions. Ce qui me rappelle, je devrais probablement être jet.

Ceci est une version adaptée de notre Stratégie bulletin d’information, un récapitulatif hebdomadaire des conseils les plus pertinents en matière de finances, de carrière et de style de vie dont vous aurez besoin pour vivre au mieux votre vie. Je suis James Dennin, éditeur en innovation à Inverse. Si vous avez des questions d’argent ou de carrière qui vous intéressent, répondez-moi à [email protected] - et transmettez Stratégie avec ce lien!